Διευκρινίσεις για τη διασύνδεση ERP με POS

23/06/2024

 

Σε συνέχεια του ενημερωτικού email που στάλθηκε από την ΑΑΔΕ στο σύνολο των επιχειρήσεων (ανεξάρτητα από το εαν είναι υπόχρεες ή όχι) σχετικά με τη διασύνδεση των τερματικών POS και την ανακοίνωση προστίμων θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε για τα παρακάτω:
 
Είμαστε σε επικοινωνία με την ΑΑΔΕ και τους εργοδοτικούς φορείς προκειμένου να διευθετηθεί το θέμα και να αποφευχθεί οποιαδήποτε ανησυχία σχετικά με τα πρόστιμα.

Το Oxygen Pelatologio ολοκληρώνει τη διασύνδεση με το κοινό πρωτόκολλο της Mellon (η οποία έχει αναλάβει την διασύνδεση όλων των υποστηριζόμενων τερματικών POS) καθώς και με το πρωτόκολλο της VIVA. Αυτή τη στιγμή η ανάπτυξη του κοινού πρωτοκόλλου είναι σε διαδικασία δοκιμών από τις εταιρίες παροχής τερματικών POS και σύντομα θα είναι διαθέσιμο.
 
Αναμένουμε οδηγίες σχετικά με την διαδικασία που θα χρειαστεί από τη μεριά σας ώστε να δηλωθεί το τερματικό POS στο σύστημα της Mellon και να μπορεί να ολοκληρωθεί η διασύνδεση του.

Εμείς, σαν Oxygen κάνουμε ότι είναι δυνατόν ώστε να σας ενημερώνουμε όσο πιο άμεσα γίνεται σχετικά με τις διαδικασίες και θα ακολουθήσει επόμενη πληροφόρησή σας σύντομα.
 

Τι κάνετε εάν το τερματικό POS σας δεν είναι στη λίστα;

Σε περίπτωση που το τερματικό POS σύστημα σας δεν είναι στα αναφερόμενα μοντέλα τότε θα χρειαστεί να μιλήσετε με τον πάροχο της συσκευής σας ώστε να σας ενημερώσουν για το πότε θα συμπεριληφθεί η συσκευή σας στο κοινό πρωτόκολλο της Mellon ή εάν χρειαστεί να την αντικαταστήσετε.

Παρακάτω θα βρείτε σχετικό πίνακα με τα μέχρι τώρα τερματικά POS τα οποία θα υποστηρίζουν το κοινό πρωτόκολλο (Common Web).
 

 

*Τελευταία ενημέρωση: 21/09/2024
** Τα softPOS της epay & worldline είναι σε αναμονή ενεργοποίησης από τους κατασκευαστές τους και δεν είναι ακόμα διαθέσιμα
    ΝΕΑ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ: Το SoftPOS διασυνδέεται χωρίς πρόβλημα. Για την επιτυχή διασύνδεση θα πρέπει να εγκαταστήσετε τον epay connector. (Τελευταία ενημέρωση: 30/09/2024)
 

Διευκρινίσεις και Q&As για την υποχρεωτική διασύνδεση των POS με τα ταμειακά συστήματα με βάση την εγκύκλιο 2044/2024

1. Ποιες επιχειρήσεις έχουν υποχρέωση διασύνδεσης των τερματικών POS που διαθέτουν με τα Ταμειακά τους Συστήματα;

Υποχρέωση διασύνδεσης υφίσταται για τη διενέργεια λιανικών συναλλαγών των επιχειρήσεων:

• που έχουν υποχρέωση χρήσης Φορολογικού Ηλεκτρονικού Μηχανισμού (ΦΗΜ) ή κάνουν χρήση αυτών,
• που έχουν υποχρέωση χρήσης ΦΗΜ ωστόσο επέλεξαν να διενεργούν τις συγκεκριμένες συναλλαγές με τη χρήση Υπηρεσιών Παρόχου Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων.

2. Επιχείρηση που διενεργεί λιανικές συναλλαγές έχει σε κάθε περίπτωση την υποχρέωση να διασυνδέσει τα τερματικά POS που διαθέτει με το Ταμειακό της Σύστημα;

Στην περίπτωση που η επιχείρηση διενεργεί συναλλαγές για τις οποίες δεν είναι υποχρεωτική η χρήση ΦΗΜ σύμφωνα με την νομοθεσία (ΠΟΛ. 1002/2014) και δεν χρησιμοποιεί ΦΗΜ, δεν έχει τη σχετική υποχρέωση διασύνδεσης για τις συγκεκριμένες συναλλαγές.

Αντίθετα στην περίπτωση που για τις συναλλαγές λιανικής που διενεργεί υπάρχει υποχρέωση ΦΗΜ, η επιχείρηση έχει υποχρέωση διασύνδεσης του συνόλου των τερματικών POS που διαθέτει με τον/τους ΦΗΜ που χρησιμοποιεί.

3. Επιχείρηση που διενεργεί αποκλειστικά χονδρικές συναλλαγές έχει υποχρέωση να διασυνδέσει τα τερματικά POS που διαθέτει με το Ταμειακό της Σύστημα;

Όχι, δεν έχει υποχρέωση διασύνδεσης.

4. Επιχείρηση με μεικτές συναλλαγές (είτε χονδρικές και λιανικές με υποχρέωση χρήσης ΦΗΜ είτε λιανικές με υποχρέωση χρήσης ΦΗΜ και λιανικές που απαλλάσσονται από την χρήση ΦΗΜ βάσει της ΠΟΛ. 1002/2014) έχει την υποχρέωση να διασυνδέσει όλα τα τερματικά POS που διαθέτει με το Ταμειακό της Σύστημα, για το σύνολο των συναλλαγών της;

Όχι, έχει την υποχρέωση να διασυνδέσει τα τερματικά POS που θα επιλέξει, για τις συναλλαγές λιανικής για τις οποίες έχει υποχρέωση χρήσης ΦΗΜ ή για τις οποίες χρησιμοποιεί ΦΗΜ παρά το ότι δεν έχει υποχρέωση.

Δεν έχει την υποχρέωση να διασυνδέσει αποκλειστικά και μόνο τα τερματικά POS μέσω των οποίων ολοκληρώνονται:

• συναλλαγές χονδρικής ή
• συναλλαγές που απαλλάσσονται από την χρήση ΦΗΜ βάσει της ΠΟΛ. 1002/2014, εφόσον δεν κάνει χρήση ΦΗΜ για τη διενέργεια των συναλλαγών αυτών.

Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση που επιχείρηση δεχτεί πληρωμές σε μη διασυνδεμένο τερματικό POS για συναλλαγές για τις οποίες έχει υποχρέωση διασύνδεσης, επιβάλλεται πρόστιμο ύψους 10.000 ή 20.000 €, ανάλογα με το τηρούμενο λογιστικό σύστημα.

Για την τήρηση της σχετικής υποχρέωσης η ΑΑΔΕ προχωρά σε εκτεταμένες διασταυρώσεις των στοιχείων που τηρούνται στα πληροφοριακά της συστήματα, καθώς και στοιχείων τρίτων, ενώ, σε κάθε περίπτωση, η συμμόρφωση ελέγχεται και στο πλαίσιο των ελέγχων ορθής τήρησης βιβλίων και έκδοσης στοιχείων (προληπτικοί έλεγχοι).

5. Επιχείρηση με μεικτές συναλλαγές (είτε χονδρικές και λιανικές με υποχρέωση χρήσης ΦΗΜ είτε λιανικές με υποχρέωση χρήσης ΦΗΜ και λιανικές που υπάγονται στην ΠΟΛ. 1002/2014) εφόσον διαθέτει ένα και μόνο τερματικό POS έχει την υποχρέωση να το διασυνδέσει με το Ταμειακό της Σύστημα;

Ναι, στην περίπτωση αυτή υφίσταται υποχρέωση διασύνδεσης του τερματικού POS της επιχείρησης, δεδομένου ότι το εν λόγω τερματικό δέχεται πληρωμές και για συναλλαγές λιανικής με υποχρέωση χρήσης ΦΗΜ.

6. Επιχείρηση έχει περισσότερους του ενός ΦΗΜ και ένα ή περισσότερα τερματικά POS. Πρέπει όλοι οι ΦΗΜ να διασυνδεθούν με το/τα τερματικά POS;

Όχι, καθώς υφίσταται υποχρέωση διασύνδεσης όλων των τερματικών POS με κάποιον ή κάποιους εκ των ΦΗΜ. ΦΗΜ που δεν έχουν διασυνδεθεί με κάποιο εκ των τερματικών POS δύναται να χρησιμοποιηθούν αποκλειστικά για συναλλαγές μετρητοίς.

7. Επιχείρηση μπορεί να διασυνδέσει περισσότερα του ενός POS σε ένα ΦΗΜ;

Ναι μπορεί να διασυνδέσει περισσότερα του ενός POS σε ένα ΦΗΜ. Οι συνήθεις τεχνικές προδιαγραφές επιτρέπουν τη δυνατότητα σύνδεσης τουλάχιστον τριών (3) τερματικών POS σε έναν ΦΗΜ εφόσον φυσικά το επιθυμεί η επιχείρηση.

8. Πώς λειτουργούν οι αυτόνομες συσκευές All in One;

Οι αυτόνομες συσκευές All in One περιλαμβάνουν στην ίδια συσκευή:

• λογισμικό Ταμειακού Συστήματος που διασυνδέεται με Πάροχο Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων και
• λογισμικό διενέργειας συναλλαγών POS που διασυνδέεται με Πάροχο Υπηρεσιών Πληρωμών (Aquirer).

Συνεπώς δεν απαιτείται διαδικασία διασύνδεσης Ταμειακού Συστήματος και POS γιατί συλλειτουργούν στην ίδια συσκευή.

9. Οι αυτόνομες συσκευές All in One διενεργούν αποκλειστικά συναλλαγές με τη χρήση κάρτας;

Όχι, οι αυτόνομες συσκευές All in One διενεργούν συναλλαγές και με λοιπούς τρόπους π.χ. μετρητά, επί πιστώσει.

10. Οι αυτόνομες συσκευές All in One μπορούν να εκδίδουν τιμολόγια, δελτία παραγγελίας εστίασης και συναλλαγές Tax Free;

Ναι, μέσω των αυτόνομων συσκευών All in One οι επιχειρήσεις μπορούν να διενεργούν τις παραπάνω συναλλαγές.

11. Ποιες οντότητες είναι αδειοδοτημένες να διαθέτουν στην αγορά αυτόνομες συσκευές All in One;

Οι αυτόνομες συσκευές All in One διατίθενται στην αγορά αποκλειστικά από Παρόχους Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων που αδειοδοτούνται από την ΑΑΔΕ. Οι σχετικές αδειοδοτήσεις αναρτώνται στην επίσημη ιστοσελίδα της ΑΑΔΕ, στην εξής διεύθυνση:

https://www.aade.gr/mydata/adeiodotimena-logismika-parohon-ilektronikis-timologisis

12. Υπάρχει υποχρέωση διασύνδεσης για εξ αποστάσεως πωλήσεις αγαθών και υπηρεσιών (e–commerce συναλλαγές), καθώς και για συναλλαγές που διενεργούνται μέσω αυτόματων τερματικών Πληρωμών (unattended POS);

Όχι, οι παραπάνω συναλλαγές εξαιρούνται της διασύνδεσης.

13. Τι ισχύει για τις επιχειρήσεις που διαθέτουν ΦΗΜ που συνεργάζεται με λογισμικό σύστημα ERP σε σχέση με το πρωτόκολλο διασύνδεσης;

A: Οι υποχρεώσεις διασύνδεσης για τις επιχειρήσεις που διαθέτουν ΦΗΜ που συνεργάζεται με λογισμικό σύστημα ERP, εξειδικεύονται στις διατάξεις των Α.1155/2023 και Α.1098/2022 Αποφάσεων του Διοικητή της ΑΑΔΕ και οι επιχειρήσεις μπορούν να ακολουθήσουν τα όσα ορίζονται είτε στη μία είτε στην άλλη ανάλογα με τις επιχειρησιακές τους απαιτήσεις.

14. Ποιες είναι οι Ταυτόχρονες Συναλλαγές που διενεργούνται με τη χρήση POS;

Ταυτόχρονες Συναλλαγές είναι αυτές για τις οποίες το παραστατικό εκδίδεται την ίδια στιγμή που ολοκληρώνεται η πληρωμή από τον πελάτη με τη χρήση POS.

15. Ποιες είναι οι Ετεροχρονισμένες Συναλλαγές που διενεργούνται με τη χρήση POS;

Ετεροχρονισμένες Συναλλαγές είναι αυτές για τις οποίες το παραστατικό εκδίδεται σε χρόνο προγενέστερο από τη στιγμή που ολοκληρώνεται η πληρωμή από τον πελάτη με τη χρήση POS.

16. Σε ποιες περιπτώσεις χρησιμοποιείται η Απόδειξη Είσπραξης POS (προείσπραξη μέσω τερματικού POS);

α) Στην περίπτωση διασύνδεσης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην Α. 1098/2022 Απόφαση του Διοικητή της ΑΑΔΕ, ο ΦΗΜ εκτελεί συναλλαγή προείσπραξης, η οποία εξοφλείται μέσω κάρτας από το EFTPOS εφόσον πρόκειται να εκδοθεί τιμολόγιο χονδρικών συναλλαγών ή παραστατικό tax free χωρίς χρήση ΦΗΜ ή να προεισπραχθεί ή να προκαταβληθεί ορισμένο ποσό μέσω κάρτας.

β) Στην περίπτωση διασύνδεσης σύμφωνα με τα οριζόμενα στην Α. 1155/2023 Απόφαση του Διοικητή της ΑΑΔΕ μπορεί να γίνεται χρήση της Απόδειξης Είσπραξης POS για συναλλαγές που διενεργούνται με τη χρήση POS και αφορούν σε προείσπραξη ή προκαταβολή, έκδοσης παραστατικού tax free ή τιμολογίου χωρίς χρήση ΦΗΜ.

Επισημαίνεται ότι στην περίπτωση διασύνδεσης σύμφωνα με τα οριζόμενα στην Α. 1155/2023 απόφαση του Διοικητή της ΑΑΔΕ και χρήσης Υπηρεσιών Παρόχου Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων και ΦΗΜΑΣ οι παραπάνω συναλλαγές, πλην της προείσπραξης ή της προκαταβολής, διενεργούνται με την ταυτόχρονη έκδοση του απαιτούμενου φορολογικού παραστατικού.

17. Σε ποιες περιπτώσεις χρησιμοποιείται η Απόδειξη Είσπραξης POS για εισπράξεις τρίτων;

Η Απόδειξη Είσπραξης POS για εισπράξεις τρίτων χρησιμοποιείται για συναλλαγές που διενεργούνται με τη χρήση POS και αφορούν σε είσπραξη ποσών για λογαριασμό τρίτων. Στις περιπτώσεις αυτές αναγράφεται και το ΑΦΜ του τρίτου για τον οποίο η επιχείρηση εισπράττει τα σχετικά ποσά και στη συνέχεια διενεργείται εκκαθάριση για την απόδοση των ποσών αυτών στον τρίτο.

18. Μπορούν τα ποσά Πληρωμών στις συναλλαγές POS να είναι μεγαλύτερης αξίας από τη συνολική αξία του παραστατικού ή των παραστατικών που σχετίζονται;

Όχι. Εξαιρείται η περίπτωση που το επιπλέον ποσό αφορά σε φιλοδώρημα το οποίο καταχωρείται διακριτά στο τερματικό POS. Σε κάθε περίπτωση, εφόσον η αξία του ποσού πληρωμής είναι μικρότερη της συνολικής αξίας του παραστατικού η συναλλαγή ολοκληρώνεται κανονικά.

19. Επιχείρηση που έχει διασυνδεθεί σύμφωνα με τα οριζόμενα στην Α. 1155/2023 και διενεργεί μόνο συναλλαγές λιανικής που υπάγονται στην ΠΟΛ. 1002/2014 και αφορούν σε έκδοση παραστατικών tax-free (πλην των λοιπών συναλλαγών λιανικής), μπορεί να έχει και δεύτερο μη διασυνδεδεμένο τερματικό POS για την λήψη πληρωμών που αφορούν τις συγκεκριμένες συναλλαγές tax free;

Όχι. Ειδικά οι συναλλαγές tax-free που διενεργούνται από οντότητα που κάνει χρήση ΦΗΜΑΣ ή Υπηρεσιών Παρόχου Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων και διασυνδέεται σύμφωνα με την Α. 1155/2023, διενεργούνται υποχρεωτικά από διασυνδεδεμένο τερματικό POS. Σε περίπτωση που πρόκειται να εκδοθεί παραστατικό χωρίς χρήση ΦΗΜ με πληρωμή από κάρτα, εκτελείται συναλλαγή προείσπραξης σε διασυνδεμένο τερματικό POS.

20. Επιχείρηση εστίασης που δεν χρησιμοποιεί σύστημα ανοιχτών τραπεζιών αλλά εκδίδει απευθείας απόδειξη κατά το σερβίρισμα, χρειάζεται να ζητά από τον πελάτη να υποδείξει εκ των προτέρων τον τρόπο εξόφλησης (μετρητά ή κάρτα), και, στην περίπτωση πληρωμών με κάρτα, να ζητά άμεση εξόφληση από αυτόν, διότι διαφορετικά δεν θα μπορεί να τον εξυπηρετήσει;

Όχι. Σε καμία περίπτωση η επιχείρηση δεν χρειάζεται να διαταράξει τον συνήθη τρόπο λειτουργίας της και να παραβιάσει την υποχρέωσή της για έκδοση απόδειξης με κάθε σερβίρισμα. Αναλυτικότερα προβλέπονται τα εξής:

Στην περίπτωση που έχει εκδοθεί από τον ΦΗΜ η σχετική απόδειξη και η επιχείρηση δεν γνωρίζει τον τρόπο εξόφλησης, τότε τα εκδοθέντα στοιχεία προφορτώνoνται στο τερματικό POS.
Το τερματικό έχει τη δυνατότητα στην συνέχεια να πραγματοποιήσει μία ή περισσότερες συναλλαγές (π.χ. χρήση διαφορετικών καρτών) εξόφλησης για κάθε μία από τις προφορτωμένες αποδείξεις.
Αν τελικά ο πελάτης πληρώσει μετρητοίς, η επιχείρηση, εφόσον διασυνδέεται σύμφωνα με την Α.1098/2022, δεν χρειάζεται να προβεί σε οποιαδήποτε περαιτέρω ενέργεια για τις αποδείξεις που έχει ήδη προφορτώσει.

21. Πώς διενεργούνται μέσω POS συναλλαγές για τις οποίες η έκδοση του παραστατικού (τιμολόγιο, απόδειξη λιανικής πώλησης) προηγείται της Πληρωμής αυτού π.χ. διανομέας έτοιμου φαγητού (delivery);

Διενεργείται προφόρτωση στο τερματικό POS των δεδομένων των παραστατικών που έχουν ήδη εκδοθεί ώστε αυτό να εξοφληθεί μεταγενέστερα.

22. Ξενοδοχείο που προσφέρει και υπηρεσίες εκτός πακέτου διαμονής (π.χ. υπηρεσίες εστίασης) και ο πελάτης ζητεί να χρεωθούν στο δωμάτιο ώστε να εξοφλήσει συνολικά με την αποχώρησή του, πρέπει να τον υποχρεώσει, εφόσον επιθυμεί να πληρώσει με κάρτα, να εξοφλήσει τις σχετικές υπηρεσίες με την έκδοση της απόδειξης;

Όχι. Στην περίπτωση που προσφέρονται στον πελάτη εντός του ξενοδοχείου, υπηρεσίες που δεν περιλαμβάνονται στο πακέτο της «Συμφωνημένης Τιμής Δωματίου», τότε για κάθε μία από αυτές τις συναλλαγές εκδίδονται διακριτά παραστατικά πώλησης στον εκάστοτε οριζόμενο χρόνο (συνήθως με την ολοκλήρωση της συναλλαγής ή με το σερβίρισμα κ.λπ.). Εφόσον το ξενοδοχείο χρησιμοποιεί εφαρμογές λογισμικού Property Management System (PMS - Σύστημα παρακολούθησης των ημερήσιων εσόδων και των λογαριασμών των «διαμενόντων πελατών») και ο πελάτης δεν επιθυμεί να πληρώσει με τη λήψη του παραστατικού, κατά την αποχώρησή του εκδίδεται ΑΠΥ για το πακέτο διαμονής, στην οποία περιλαμβάνονται και οι ήδη εκδοθείσες αποδείξεις για τις λοιπές παρασχεθείσες υπηρεσίες και το συνολικό ποσό εξοφλείται με τη χρήση του τερματικού POS στο σημείο έκδοσης της ΑΠΥ του πακέτου διαμονής.

Πηγή: Taxheaven "Διασύνδεση ΦΗΜ-POS: Νέες διευκρινίσεις και ερωταπαντήσεις", Ε.2044/2024 διασύνδεση ΦΗΜ-POS
ΑΑΔΕ
Τελευταία ενημέρωση: 30/09/2024